Pracovné cesty

ZÁKON   O   CESTOVNÝCH   NÁHRADÁCH 

Režim pracovných ciest upravuje zákon 283/2002 Z. z. v znení neskorších noviel: 530/2004 Z. z., 81/2005 Z. z.; 312/2005 Z. z.; 348/2007 Z. z.; 475/2008 Z. z.; 151/2010 Z. z.

Problematika pracovných ciest (alebo služobných ciest) sa týka zamestnancov, živnostníkov, ale aj štatutárov firmy (bez zamestnaneckého pomeru). Každá organizácia, ktorá vysiela zamestnancov na pracovnú cestu, má upravený režim, na základe ktorého sa podávajú žiadosti o pracovnú cestu, získavajú diéty a vreckové, organizuje doprava počas služobnej cesty, vypočítavajú cestovné náhrady a podávajú správy z pracovnej cesty.

Pracovná cesta zamestnanca je, podľa § 2 ods. 1 Zákona o cestovných náhradách, doba od nástupu zamestnanca na cestu na výkon práce do iného miesta, ako je jeho pravidelné pracovisko, vrátane výkonu práce v tomto mieste, až do návratu zamestnanca z tejto cesty.

Pracovisko zamestnanca

Pravidelným pracoviskom zamestnanca je miesto, ktoré má zamestnanec písomne dohodnuté so svojím zamestnávateľom. U zamestnancov, ktorí často menia pracovisko z dôvodu osobitnej povahy povolania (napríklad zamestnanci, ktorí vykonávajú stavebné práce, montážne práce, cestujúci predajcovia, vodiči motorových vozidiel a podobne), je možné ako pravidelné pracovisko dohodnúť aj miesto pobytu (bydlisko).

Miesto pravidelného pracoviska je dôležité a rozhodujúce pre stanovenie výšky cestovných náhrad, a preto by malo byť individuálne dohodnuté s každým zamestnancom a malo by byť určené konkrétnou adresou alebo názvom obce. Za pracovnú cestu zamestnanca nie je možné považovať cestu z miesta bydliska zamestnanca do miesta pravidelného pracoviska. V prípade súhlasu zamestnávateľa môže byť miesto bydliska určené ako miesto začiatku pracovnej cesty. Zákon 283/2002 Z. z. o cestovných náhradách vymedzil pojem pracovná cesta, často je však používaný ekvivalentný výraz služobná cesta.

Príkaz na pracovnú cestu

Zamestnanec vykoná pracovnú (služobnú) cestu za základe príkazu na pracovnú cestu. Na domácu služobnú cestu sa používa tlačivo príkaz na domácu pracovnú (služobnú) cestu. Návrh na pracovnú (služobnú) cestu musí byť vypísaný vždy pred nástupom na pracovnú cestu podľa pokynov vedúceho, ktorý je oprávnený na jej schválenie, a musí obsahovať: účel pracovnej cesty, určenie miesta nástupu na pracovnú cestu, miesta výkonu práce, dobu trvania služobnej cesty od – do, miesto ukončenia služobnej cesty, druh dopravného prostriedku.

Príkaz na pracovnú cestu má aj právny charakter a zabezpečuje zamestnancovi rovnaké práva ako na pracovisku (napríklad pri pracovných úrazoch). Návrh príkazu na pracovnú cestu musí byť schválený príslušným vedúcim alebo zástupcom vedúceho vždy pred nástupom zamestnanca na pracovnú cestu.

Tuzemská pracovná cesta

Stravné (diéty) pri pracovnej ceste na území Slovenska - za každý kalendárny deň pracovnej cesty prislúcha zamestnancovi stravné (diéty) v tomto dni podľa zákona, pričom výška stravného (diét) závisí od dĺžky trvania pracovnej cesty nasledovne:

• 3,80 € pre časové pásmo 5 až 12 hodín,
• 5,70 € pre časové pásmo nad 12 hodín až 18 hodín,
• 8,80 € pre časové pásmo nad 18 hodín.

Ak má zamestnanec na služobnej ceste preukázateľne zabezpečené čiastočné bezplatné stravovanie, stravné sa kráti nasledovne:

• za raňajky o 25 %
• za obed o 40 %
• za večeru o 35 %.

Ak mal zamestnanec počas služobnej cesty preukázateľne zabezpečené stravovanie, t. j. raňajky, obedy a večere, je povinný to uviesť vo vyúčtovaní služobnej cesty.

Zahraničná pracovná cesta

Za zahraničnú pracovnú cestu sa považuje cesta, pri ktorej prekročí zamestnanec štátnu hranicu SR. Za čas strávený na zahraničnej pracovnej ceste sa považuje čas po prekročení hraníc SR (alebo plánovaný čas odletu lietadla) a podľa miesta pobytu na pracovnej ceste prináležia takto vyslanému zamestnancovi náhrady za stravné určené zákonom pre každú krajinu zvlášť a v mene určenej zákonom.

Stravné: 

Podľa počtu hodín strávených na zahraničnej pracovnej ceste v jednom kalendárnom dni, zamestnancovi prináleží nasledujúce stravné:
a) do 6 hodín vrátane - zamestnancovi patrí stravné vo výške 25 % zo základnej sadzby stravného,
b) od 6 hodín do 12 hodín - zamestnancovi patrí stravné vo výške 50 % zo základnej sadzby stravného,
c) nad 12 hodín - zamestnancovi patrí stravné v plnej sume základnej sadzby stravného.
(Výšku stravného pri zahraničných pracovných cestách určuje Ministerstvo financií SR. Tabuľku  s výškou stravného  pre jednotlivé krajiny platná v roku 2011 je na našej stránke).

Pokiaľ by zamestnancovi vyslanému na pracovnú cestu bolo poskytnuté stravné zo strany obchodných partnerov alebo ako súčasť ubytovania, prináležiace stravné sa kráti podľa zákona o cestovných náhradách nasledovne:

• o 25 % za bezplatne poskytnuté raňajky,
• o 40 % za bezplatne poskytnutý obed,
• o 35 % za bezplatne poskytnutú večeru.

V súlade so zákonom má zamestnanec nárok na uhradenie cestovných výdavkov a výdavkov na ubytovanie, na stravné, vreckové, na poistenie liečebných nákladov v zahraničí, náhradu výdavkov na povinné očkovanie alebo odporúčané očkovanie, po dohode aj na náhradu výdavkov za cesty na návštevu rodiny.

Vreckové (a preddavky)

Od 1.1.2011 je poskytovanie vreckového pri zahraničnej pracovnej ceste dobrovoľné. Zamestnanec má počas pracovnej cesty nárok aj na vreckové. Vypláca sa v eurách alebo v inej mene vo výške od päť do 40 percent stravného. Zamestnávateľ môže zamestnancovi poskytnúť pri zahraničnej pracovnej ceste vreckové v eurách alebo v cudzej mene vo výške do 40 % stravného. Ak sa zamestnávateľ rozhodne poskytnúť zamestnancovi vreckové, je povinný mu tento príjem zdaniť (vrátane odvodov do poisťovní). Zamestnávateľ však môže určiť aj vyššie vreckové alebo stravné na základe internej smernice alebo dohodou v pracovnej či kolektívnej zmluve. Ak zamestnávateľ – právnická osoba poskytne zamestnancovi cestovné náhrady vo vyššej sume, ako je suma 40 % vreckového,  na ktorú vzniká zamestnancovi nárok podľa zákona o cestovných náhradách, je táto suma nad rámec zákonného nároku u zamestnanca predmetom dane z príjmov zo závislej činnosti a  nie je tento rozdiel u zamestnávateľa daňovým výdavkom. U samostatne zárobkovo činných osobách poskytnuté vreckové nie je daňovým výdavkom. Pri zahraničnej pracovnej ceste je zamestnávateľ povinný poskytnúť zamestnancovi preddavok.

Zamestnanec nemusí nevyhnutne dostať hotovosť. Môže ísť aj o cestovný šek, zapožičanie platobnej karty zamestnávateľa alebo prevod preddavku na cestu na účet zamestnanca. Preddavok môže byť vyplatený aj v inej mene, než je cieľový štát pracovnej cesty. Pokiaľ zamestnanec navštívi počas pracovnej cesty viac štátov, výška cestovných náhrad sa určuje podľa štátu, v ktorom strávi príslušný deň najdlhší čas. Opačným prípadom je krátenie stravného. So zamestnancom, ktorému častá zmena pracoviska vyplýva z osobitnej povahy povolania, možno dohodnúť v pracovnej zmluve alebo v dohode o práci vykonávanej mimo pracovného pomeru odchylne od tohto zákona podmienky na poskytovanie stravného v cudzej mene, ako aj nižšie stravné, ako je ustanovené, najviac však o 25 %.

Doprava počas pracovnej cesty

Služobné vozidlo

Ak zamestnanci používajú pri služobných cestách služobné motorové vozidlo, musia dodržiavať zásady povinných prestávok a tieto ihneď zapísať do knihy jázd. Použitie všetkých prostriedkov je uhrádzané zamestnancovi v plnej výške, pokiaľ mu bol uvedený spôsob schválený v príkaze na služobnú cestu.

Súkromné vozidlo

Zamestnávateľ môže povoliť použitie vlastného motorového vozidla na pracovnú cestu po zvážení hospodárnosti a efektívnosti použitia súkromného motorového vozidla a po zvážení vodičských skúseností zamestnanca, len pri výnimočných, operatívnych, vopred neplánovaných pracovných cestách s podmienkou, že zamestnanec použije na pracovnú cestu vlastné motorové vozidlo, ak toto motorové vozidlo je havarijne poistené. Zamestnanec, ktorý použije na služobnú cestu vlastné motorové vozidlo, je povinný k príkazu priložiť aj fotokópiu veľkého technického preukazu s údajmi o spotrebe pohonných hmôt, ktoré sú potrebné pre výpočet náhrad,  a fotokópie o zaplatení havarijného a zákonného poistenia na príslušný kalendárny rok.

K vyúčtovaniu pracovnej cesty je zamestnanec povinný priložiť doklad o čerpaní pohonných hmôt, ktorý slúži ako základ pre stanovenie ceny pohonných hmôt, a uviesť celkový počet najazdených km. Do poznámky zamestnanec uvedie počet najazdených km v meste a mimo mesta. Po dohode so zamestnávateľom môže zamestnanec použiť na dopravu vlastné motorové vozidlo aj pri zahraničnej pracovnej ceste. V tomto prípade sa mu prizná náhrada za spotrebované PHM v cudzej mene až za kilometre presahujúce 350 km najazdených v zahraničí. To znamená, že ak zamestnanec najazdí v zahraničí menej ako 350 km, prislúcha mu náhrada za pohonné hmoty len podľa cien v SR. Ak najazdí viac ako 350 km, náhrada do 350 km sa vyplatí v eurách podľa pravidiel uhrádzania dopravných nákladov v SR a náhrada nad 350 km sa vyplatí v cudzej mene.

Náhrada cestovných nákladov sa vypláca podľa najazdených kilometrov a spotreby použitého automobilu. Spotreba sa zistí z technického preukazu, pričom ak je zaznamenaná spotreba podľa normy EHK, použije sa táto, pokiaľ je v technickom preukaze zaznamenaná spotreba podľa slovenskej technickej normy (pri starších automobiloch), príslušná spotreba sa vypočíta podľa stanoveného koeficientu (priráta sa 40 % pre jazdu v meste).

Pri použití vlastného motorového vozidla na pracovnú cestu zamestnancovi prislúchajú tieto náhrady:

• sadzba základnej náhrady za každý 1 km jazdy
•  pre jednostopové vozidlo – 0,050 Eur
•  pre ostatné cestné motor. vozidlá – 0,183 Eur
• náhrada výdavkov za spotrebované pohonné hmoty.

Náhrada výdavkov za pohonné hmoty patrí zamestnancovi podľa cien pohonných hmôt, platných v čase použitia a prepočítaných podľa spotreby uvedenej v technickom preukaze vozidla.

Náhrada výdavkov na zdravotné poistenie

Od 1.1.2011 sa zavádza nová náhrada výdavkov na zdravotné poistenie manžela zamestnanca, ktoré bolo touto osobou preukázateľne zaplatené za obdobie dočasného vyslania spätne za predchádzajúci kalendárny rok. Náhrada výdavkov na zdravotné poistenie sa poskytne mesačne vo výške 4 % minimálneho základu a poskytuje sa za podmienky, že neprítomnosť manžela v krajine vyslania, pri ktorej je možná náhrada poisteného, nepresiahne dobu 100 dní. Pre rok 2010 je stanovený najnižší vymeriavací základ pre samoplatiteľov zdravotného poistenia vo výške 319,57 Eur.

Od 1.1.2011 platí aj nové plnenie pre vyslaného zamestnanca za jeho manžela, ktorý ho nasleduje do miesta dočasného vyslania a nie je povinne nemocensky, dôchodkovo poistený a povinne poistený v nezamestnanosti. Zamestnávateľ uhradí zamestnancovi poistné na nemocenské poistenie, poistné na starobné poistenie, poistné na invalidné poistenie, poistné do rezervného fondu solidarity, poistné na poistenie v nezamestnanosti alebo príspevok na starobné dôchodkové sporenie, ktoré je preukázateľné zaplatené touto osobou za obdobie dočasného vyslania zamestnanca spätne za predchádzajúci kalendárny rok na základe písomnej žiadosti zamestnanca. Náhrada poistného je možná, ak neprítomnosť manžela v krajine vyslania nepresahuje dobu 100 dní. Pre rok 2010 predstavuje minimálny vymeriavací základ sumu 318,58 Eur. Zamestnanec stráca nárok na náhradu v prípade, ak je manžel obdobne poistené podľa predpisov krajiny dočasného vyslania.